资产负债表(the Balance Sheet)亦称财务状况表,表示企业在一定日期(通常为各会计期末)的财务状况(即资产、负债和业主权益的状况)的主要会计报表,资产负债表利用会计平衡原则,将合乎会计原则的资产、负债、股东权益交易科目分为资产负债及股东权益两大区块,在经过分录、转帐、分类帐、试算、调整等等会计程序后,以特定日期的静态企业情况为基准,浓缩成一张报表。其报表功用除了企业内部除错、经营方向、防止弊端外,也可让所有阅读者于最短时间了解企业经营状况。下面给大家介绍一下制作资产负债表的方法。

这是我手上拿到的一张普通的资产负债表,行区为资产和负债的一级、二级具体明细,列区分别是年初余额、增加、减少、期末余额4项内容,根据会计学的知识我们知道,期末余额=期初余额+本期增加发生额-本期减少发生额。同时这个也是一张录入表,所有的数据都会在这个表格里进行录入。

       现在的需求是在上图的表格中对数据进行录入,让期末余额的数据显示在下面这个图里,那么大家可以看到下面这个表格里显示了非常多的机构,如果只是一个机构的话,那是非常的简单的事,在EXCEL表里一个vlookup就可以解决了,问题是这么多的机构,如果每个机构都要进行同时录入的话,需要建非常多的EXCEL表格才能实现,因为每个机构的数据都是相互独立的,EXCEL表没有办法在一个sheet里实现这种功能,那将会是一个非常繁琐的工作。

下面第三个表是需求把所有机构的年初余额以及年初余额汇总之后进行呈现,如果在EXCEL里操作的话,需要用公式对多个机构的数据表用公式进行连接,相当的麻烦和耗时。既然如此,那还有没有简单一点的方法呢?

下面说一下我的解决思路,这里我引入一个概念:电子表格。可能大家对电子表格这个名词不是特别熟悉,EXCEL其实也是一种电子表格,只是电子表格的特性没有表现的特别明显,如果是高阶一点的电子表格,要实现的功能必须要有线上操作、数据回写、连接数据库等强大的功能。

首先我在EXCEL中连接了数据库,在数据库建立了一个多维的数据存储表,把机构、一级分类、二级分类、指标、指标值进行录入,然后用EXCEL连接上这个数据库,这里需要用到一个强大的OFFICE插件智分析,下载安装之后便可以快速连接数据库,比连接其他数据库的方法简单多了。

连接好数据库之后,便可以在EXCEL里设计电子表格的样式了,电子表格的设计也是非常简单的,在固定的区域填上标题,然后把数据库的字段拉拽到电子表格的区域中,并设置好一定的规则,便可以发布在在云端了。电子表格最强大的功能当然是线上回写的功能,无需用到EXCEL表,线上录入的数据会自动存储到上面已建立的数据库中,这就解决了多个机构同时录入数据的问题,此时已无需建立多个表格了,只要筛选好提前设置的机构后,便可以实现多个机构同时录入数据的问题。

同样的方法,第二和第三个表格也可以用同样的方法去实现,只要第一个表格的数据录入后,这两个表格的数据便会自动更新,因为这三个表格都是同时连接数据的,完美解决了在EXCEL里需要用公式连接多个表格的问题,真是太方便和实用了,只恨自己知道的太晚了。

通过以上用电子表格做数据报表的案例,我们知道了电子表格是多么的智能和方便,如果你还是只会使用EXCEL做简单的数据录入的话,就赶紧把这个方法收藏吧,至少可以为你节省超过80%的时间,让你有充足的时间去做其他的事情,何乐而不为呢?